Política de Tratamiento de Bases de Datos

ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en desarrollo de su objeto y funciones legales, y en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, se permite establecer la siguiente política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento

1. Política de Tratamiento Datos

ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. se permite establecer una política de tratamiento de datos personales, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

2. Definiciones

Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio)
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. Naturaleza De Los Registros Y Los Datos Recogidos Por Ares Agua Y Residuos S.A.S.

ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. en desarrollo de sus actividades, recolecta información de distinto orden a través de todos sus canales atención (Escrito, Presencial, Telefónico y Virtual), datos de los proveedores, clientes, así también de empleados.

4. Finalidad del Tratamiento de Información

La recolección y tratamiento de los datos personales por parte de ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. Tiene como finalidades:

  • Comercial y mercadeo, especialmente el mantenimiento, desarrollo o control de la relación comercial entre el TITULAR DEL DATO y ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S.
  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos)
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los servicios prestados por parte de ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S.
  • Contratación y ejecución de los servicios de ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S.

5. Tratamiento de Datos Sensibles

Dada la relevancia de alguna información para establecer focalizaciones, como puede ser la relacionada con nivel educativo, nivel socioeconómico, pertenencia a grupos étnicos o indígenas, entre otros que pueden ser considerados datos sensibles, ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. garantizará que el tratamiento de esta información se realizará básicamente para el área de recursos humanos en la base de datos de empleados y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

6. Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, así como que esta información solo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

7. Personas a Quienes se les Puede Suministrar la Información

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  • A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

8. Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el titular de los datos personales debe dar su autorización previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
En el caso de los niños, niñas y adolescentes, la autorización de tratamiento la dará su representante legal.
No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
  • Datos de naturaleza pública
  • Casos de urgencia médica o sanitaria
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos

9. Derechos que le Asisten Como Titular

Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. en su condición de encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Ser informado por ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9.1 Responsable de la atención consultas y reclamos

El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la Dirección general de la compañía, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización.
Lo anterior lo puede hacer mediante los siguientes canales de atención:

9.2 Canales de atención de consultas y reclamos

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

  • Presencialmente en: CR 25 A 1 A SUR 45 LOCAL 6100 A TORRE NORTE PISO 4P Medellín (Antioquia)
  • Nuestra página web, a través del siguiente enlace: https://www.ares.com.co/
  • Telefónicamente en la línea: (4) 4447134
  • Virtualmente por el siguiente correo electrónico: ares@ares.com.co

10. Procedimiento Para La Atención De Consultas Y Reclamos

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos ante ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en la normativa vigente aplicable, para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de los datos, las personas anteriormente señaladas podrán hacer uso ante ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. de los siguientes mecanismos:

10.1 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Las consultas se formularán al correo electrónico ares@ares.com.co o por escrito dirigido a CR 65 #8B – 91 INT 394 Medellín (Antioquia).
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2 Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará, por medio de la página web de la compañía, descargando en archivo (pdf) el documento correspondiente llamado: Sistema de reclamos para tratamiento de bases personales.
  • El formato, para su validez y atención debe ser firmado y presentado en formato original en la sede de ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S., debe tener todos sus campos diligenciados.
  • Se dará el trámite correspondiente al reclamo dentro de los términos definidos por la ley contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido.
  • Si el reclamo resulta incompleto, ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas., Transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

11. Seguridad De La Información Y Medidas De Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S. Adoptará las medidas administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. Trasferencia E Intercambio De Información Con Terceros Ares Agua Y Residuos S.A.S.

Exclusivamente para el desarrollo de sus funciones legales, podrá transmitir datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

13. Entrada en Vigencia

La presente política de Tratamiento de Datos personales empieza a regir a partir del día 30 de noviembre del año 2016.

14. Persona O Área Responsable De La Protección De Datos Personales

La función de datos personales estará a cargo del área administrativa, la cual puede contactarse a través de:

  • Nombre o razón social: ARES AGUA Y RESIDUOS S.A.S.
  • Domicilio o dirección: CR 25 A 1 A SUR 45 LC 6100 A TORRE NORTE PISO 4P PARQUE COMERCIAL EL TESORO – Medellín (Antioquia)
  • Correo electrónico: ares@ares.com.co
  • Teléfono: (574) 4447134
  • Página web: https://www.ares.com.co/